电话礼仪禁忌是什么

学习啦  炳卓   2019-05-06 11:55:19

  电话是当代人重要的通讯工具,同是在某个层面来讲,电话也是促成交易的一大帮手,但如何让电话成交率提高呢,这涉及到了电话礼仪,关于电话礼仪,小编整理了四个方面进行解析,仅供参考。

  (一)接听电话的礼仪

  (1).及时接听。一般情况下应该保证在电话铃响三声之内接听电话,但要避免在电话刚刚响起时就接电话,否则说不定会让对方吓一跳。当电话响第二声以后接电话是最合适的时间。如果因为其他原因在电话铃响三声之后才接起电话,首先要说声:“对不起,让您久等了!”

  (2).应对谦和。拿起话筒后,首先要问好,然后自报家门。严禁以“喂”字开头,因为“喂”表示希望先知道对方是谁,等着对方告诉你。而且,如果“喂”时语气不好,极容易让人反感。所以,接电话时的问候应该是热情而亲切的“您好!”如果对方首先问好,要立即问候对方,不要一声不吭,故弄玄虚。至于自报家门,则是为了告诉对方,这里是哪个单位或是哪个部门或是具体哪一位。在通话过程中,对打电话的人要谦恭友好,尤其是在打来业务电话咨询或有求于己的时候,更要表现得不卑不亢、热情亲切。

  (3).通话终止的时候,不要忘记向发话人说声“再见”。如通话因故暂时中断,要等候对方再拨进来。对于重要的客人或上级,要主动拨回去。不要扬长而去,也不要为此而责怪对方。接到误拨进来的电话,需要耐心、简短地向对方说明。如有可能,还要给对方提供必要的帮助,或者为其代转电话,不要生气动怒,甚至出口伤人。

  (4)主次分明。接听电话的时候,要暂时放下手头的工作,不要和其他人交谈或做其他事情。如果你正在和别人谈话,应示意自己要接电话,一会再说,并在接完电话后向对方道歉。同时也不要让打电话的人感到“电话打的不是时候”。如果目前的工作非常重要,可在接电话后向来电者说明原因,表示歉意,并再约一个具体时间,到时再主动打过去,在通话的开始再次向对方致歉。 纵然再忙,也不能拔下电话线,或者来电不接就直接挂断。这些都是非常不礼貌的行为。

  (5)一视同仁。极其个别的人,长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。即使接电话时,也极为庸俗地“因人而异”,“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时,一开始总是“拿架子”,“打官腔”,先是爱搭不理。

  (二)拨打电话后的礼仪

  1. 自报家门

  拨打电话后,听到对方接起电话时,打电话的一方应主动自报家门,这既是对对方的尊重,也可以让对方准确无误地了解打电话人的身份,让对方有一个是否与你通话的选择权。

  2. 拨打内外线电话的语言处理

  (1)打外线——

  不认识对方时,应该作详细的自我表现介绍:

  例1.“你好,我是XXX,XX公司销售部经理的秘书。”

  认识对方,对方一接听电话能马上确定听话人是谁,不妨直接说出这个人的名字或正确的称呼,这样,会使对方感到被重视的荣幸。

  例2.“王经理,您好,我是XXX,XX公司销售部经理的秘书。”

  (2)打内线——

  例1.“我是**,王经理的秘书”;

  例2.“我是销售部的XXX”;“

  例3. “王先生,你好,我是XXX。”

  (三)通话简明扼要的三分钟原则

  在做完自我介绍以后,应该简明扼要说明通话的目的,尽快结束交谈。不随意占用对方的电话线路和工作时间,在业务通话中,“一个电话最长三分钟”是通行的原则;

  超过三分钟应改换其他的交流方式;

  谈话要涉及的问题较多,时间较长,那么,应在通话前询问对方此时是否方便长谈。如果对方不方便长谈,就应该有礼貌的请对方约定下次的通话时间。

  (四)要找的人不在的处理

  如果你要找的人恰巧不在,你可以有几种应对方式:

  1. 直接结束通话

  在事情不是很紧急的情况,而且自己还有其他的联系方式的情况下,可以直接用“对不起,打扰了,再见”的话结束通话。

  2. 请教对方的联系时间或其他联系方式

  通常在情况较紧急时采用,具体的做法是:

  例1. “请问我什么时候再打来比较合适?”

  例2. “我有紧急的事情,要找王经理,不知道有没有其他的联系方式?”

  不管对方是否为你提供了其他的联系方式,都应该礼貌地说:“再见”。

  3. 请求留言

  可用礼貌的方式请求对方转告。留言时,要说清楚自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的内容等。在对方记录下这些内容后,千万不要忘记问:“对不起,请问您怎么称呼?”对方告知后要用笔记录下来,以备查找。

【猜您感兴趣】
【电话礼仪禁忌是什么】相关文章
【电话礼仪】图文精华
上一篇:接电话需要注意什么
下一篇:商务电话礼仪知识点分享
学习成就梦想!— — 学习啦
欧洲杯2020赛程表